Khi làm việc với Microsoft Excel, những dữ liệu và thông tin bạn sử dụng không phải lúc nào cũng theo ý muốn của bạn. Vì thế cần có một hoặc một vài thao tác khác để bạn chỉnh sửa chúng. Trong đó, hàm nối chuỗi có tên là Concatenate được ưu tiên sử dụng trong trường hợp trên. Vậy hàm có vai trò như nào, cách sử dụng ra sao. Bài viết hôm nay sẽ giúp các bạn hiểu hơn về hàm Concatenate.
1. Hàm Concatenate và cú pháp của chúng.
Hàm Concatenate hay còn gọi là hàm nối chuỗi trong Excel có chức năng xâu chuỗi các thông tin, nối các chuỗi lại với nhau thành một tổng thể hợp nhất.
Xâu chuỗi dữ liệu trong Excel có đa dạng cách làm, nhưng phổ biến nhất vẫn là hợp nhất hai hay nhiều ô với nhau hoặc kết hợp các giá trị của các ô.
- Trong trường hợp bạn muốn gộp các ô ( hợp nhất 2 ô hoặc nhiều ô thành một ô lớn), kết quả bạn nhận được là một ô lớn, chứa tất cả thông tin của các ô con.
- Khi nối các ô với nhau, tức là nội dung các ô trở thành một. Đơn giản hóa hơn, giá trị của các ô thay vì ở nhiều ô riêng biệt thì sẽ về chung 1 ô lớn nhất định.
Hàm Concatenate có cú pháp vô cùng đơn giản:
= CONCATENATE ( A, B)
Trong đó:
- A là ô/cột/ hàng đầu tiên bạn muốn nối hay là chuỗi cần nối.
- B là ô/cột/ hàng thứ hai bạn muốn xâu chuỗi. Tại đây giới hạn 255 chuỗi ( ô/cột/hàng) được kết nối.
2. Cách sử dụng hàm Concatenate
Dùng để kết nối các giá trị của ô, hàng, chuỗi
Khi bạn muốn xâu chuỗi thông tin của các ô, theo cách đơn giản nhất, A và B trên cú pháp sẽ là 2 ô bạn muốn kết nối.
Chú ý rằng:
- Các giá trị không có sự tách biệt với nhau, luôn kết hợp đan xen với nhau mà không cần ngăn cách bằng dấu phân tách.
- Nhưng nếu bạn muốn tách các giá trị với khoảng trắng, tại ô thứ hai, bạn sử dụng kí tự “”.
- Ví dụ cho người đọc dễ hiểu:
Kết nối chuỗi văn bản và giá trị di động
Hàm Concatenate trong Excel không chỉ được dùng để nối các giá trị của các ô/ hàng/ cột mà nó còn được dùng như một công cụ kết nối các chuỗi văn bản.
Để trở nên dễ hiểu hơn, chúng ta sẽ lấy một ví dụ cụ thể:
Nhìn ví dụ ta thấy, hàm Concatenate được sử dụng với 2 cú pháp khác nhau ở phần đuôi. Và đương nhiên, sự khác nhau ấy cũng phản ánh luôn sự không giống nhau về chức năng:
- Hàm đầu tiên: = CONCATENATE ( A1, B1, “completed”)
Từ công thức trên, ta có thể thấy rằng một công việc nào đó đã được hoàn thiện. Dấu đặc biệt “” đứng trước chữ completed dùng để tách các chuỗi văn bản đã được nối.
- Ngoài ra, bạn có thể tự do chọn vị trí để thêm chuỗi văn bản: ở đầu hoặc ở giữa, cũng có thể ở sau… bằng công thức
= CONCATENATE ( “see”, text1, text 2)
Lúc này, các giá trị mà bạn muốn kết hợp sẽ xuất hiện các khoảng trống
Cách nối chuỗi văn bản và một giá trị kết quả của công thức tính toán
Khi kết quả được đưa ra không hề dễ hiểu với một số người dùng, hàm Concatenate lúc này có thể đơn giản hóa nó bằng cách nối nó với chuỗi văn bản để giải thích các giá trị thực.
Có một ví dụ như sau:
Như ở trên, hàm nối chuỗi trong Excel có công thức là:
= CONCATENATE ( “Today is”, TEXT (Today(), “dd-mmm-yy”))
3. Một vài điểm cần chú ý khi sử dụng hàm CONCATENATE trong Excel
Khi sử dụng bất cứ hàm gì trong Excel không chỉ là Concatenate, không phải lúc nào bạn cũng có thể áp dụng thành công các cú pháp, cấu trúc. Để mang lại kết quả tốt nhất, dưới đây là một vài lưu ý:
- Có ít nhất 1 text đối số thông tin để tiến hành nối chuỗi
- Bạn có thể xâu chuỗi 255 chuỗi thông tin, tương đương với khoảng 8192 ký tự.
- Kết quả cho ra sau khi sử dụng hàm nối chuỗi là một văn bản kể cả các thông tin giá trị ban đầu là các số, phép tính…
- Khi cú pháp bị sai, kết quả mà bạn nhận được là #VALUE!
Lưu ý về dùng & để kết nối các chuỗi
- Dấu & tương tự với hàm Concatenate về chức năng nối chuỗi thông tin nhưng thao tác của nó nhanh hơn dùng hàm nối chuỗi.
- Ví dụ về &
Từ ví dụ ta thấy, kết quả trả về sau khi sử dụng & và hàm Concatenate là giống nhau.
- Tuy nhiên, cả 2 sẽ chứa điểm khác nhau. Trong khi hàm Concatenate giới hạn 255 chuỗi thông tin thì & không có giới hạn nào, tạo sự thoải mái và tiện dụng hơn cho người dùng.
Lưu ý khi kết nối các ô bằng dấu cách, dấu phẩy hoặc các ký tự
Khi làm việc trên Excel, không tránh khỏi việc bạn sử dụng các ký tự như dấu chấm, dấu phẩy, …. Để làm được điều này, các ký tự sẽ được đưa vào trong công thức nối là xong. Và luôn đi kèm với dấu ngoặc kép.
Ví dụ:
4. Hướng dẫn nối các cột trong Excel
Nếu bạn muốn nối 2 cột với nhau thì bạn sẽ sử dụng hàm Concatenate cho ô đầu tiên của cột. Sau đó, với thao tác kéo thả đến hết cột, nhu cầu nối cột của bạn đã được đáp ứng nhanh chóng. Để thao tác được gọn hơn khi sao chép công thức, bạn hãy di chuyển chuột đến ô có công thức, chọn nút dấu cộng đen ở cuối cột.
5. Hướng dẫn nối một mảng ô trong Excel
Phương pháp 1: Sử dụng phím CTRL để nối các ô
- Bước 1: Chọn ô mà bạn muốn nhập công thức
- Bước 2: Chọn và giữ phím CTRL, nhấp vào từng ô mà bạn muốn xâu chuỗi lại
- Bước 3: Thả tay ra khỏi nút CTRL, gõ dấu ngoặc kép đóng trong thanh công thức và Enter.
Khi sử dụng phương pháp này, lưu ý rằng bạn phải chọn từng ô riêng lẻ thay vì một dải bởi hàm Concatenate sẽ không nhận lệnh.
Phương pháp 2: Hàm TRANSPOSE lấy phạm vi mảng
Không thể nhấp từng ô riêng lẻ khi có hàng trăm hàng nghìn cột để nối, hàm transpose sẽ giúp bạn làm điều này nhanh chóng:
- Chọn ô mà bạn muốn bắt đầu dải nối.
- Nhập hàm Transpose.
- Sử dụng phím F9 như một công cụ khác để thay thế công thức và các giá trị.
- Dấu ngoặc nhọn ở đầu và cuối dãy thông tin cần loại bỏ.
- Thêm “= Concatenate” ở đầu câu để hoàn thành hàm nối chuỗi.
Hàm Concatenate với số và ngày tháng ở các định dạng khác nhau
Tại đây, trước khi bạn sử dụng hàm Concatenate thì trước tiên, bạn cần dùng hàm TEXT trước:
Công thức hàm TEXT:
= TEXT (value, format_text) với:
- Value là số ngày bạn muốn chuyển đổi sang văn bản
- Format_text là định dạng bạn muốn chuyển đổi
Lúc này, bạn mới sử dụng hàm nối chuỗi Concatenate hoặc dấu &:
=CONCATENATE(“Today is “, TEXT(TODAY(), “mm/dd/yy”))
hoặc là
=”Today is ” & TEXT(TODAY(), “mm/dd/yy”)
Hai công thức trên cú pháp cho ví dụ:
Microsoft Excel là một trong những phần mềm cần thiết trong cuộc sống của chúng ta. Nhưng sử dụng thành thạo được nó thì không hề dễ dàng, đặc biệt là hàm Concatenate. Vì vậy chúng ta cần phải nắm vững và hiểu rõ chức năng của từng công cụ, thao tác.
