Hàm If là một trong số các hàm phổ biến được sử dụng trong Excel. Tuy nhiên, với mục đích công việc, hàm If cơ bản không đáp ứng được hết các yêu cầu đặt ra. Và vì vậy, chúng ta có thêm hàm If nhiều điều kiện. Về cơ bản, hàm If có nhiều điều kiện cũng không khác nhiều so với logic sử dụng hàm If cơ bản. Tuy nhiên, vì làm một hàm phức nên khi sử dụng cũng cần lưu ý đến một số vấn đề. Cụ thể, chi tiết hơn các bạn có thể tham khảo ngay sau đây!
Hiểu về hàm If cơ bản và hàm If nhiều điều kiện trong Excel
Hàm If nói chung là một hàm hệ quả, đáp ứng điều kiện trong Excel. Hàm If bắt nguồn từ việc có sự phân loại giữa các dữ liệu trong quá trình nhập liệu. Những dữ liệu cùng cấp với nhau sẽ thường có chung một dạng điều kiện trong khi các dữ liệu khác thì không. Ví dụ đơn giản diễn giải cho trường hợp này đó là “nếu A thì B”. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không phải lúc nào dữ liệu “A” cũng là dữ liệu tĩnh. Tức là A có thể dao động và tất nhiên kết quả B cũng sẽ thay đổi thành C hoặc D nào đó. Hệ quả là, hàm If nhiều điều kiện ra đời.
Nếu như hàm If cơ bản có cú pháp đơn giản là =IF(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) và trong đó:
- Nếu điều kiện đúng, kết quả trả về giá trị 1
- Nếu điều kiện sai, kết quả trả về giá trị 2
Thì hàm If nhiều điều kiện có cú pháp phức tạp và có thể kéo dài lên đến 64 điều kiện khác nhau. Cụ thể là Cú pháp lệnh hàm if nâng cao: =IF( condition1, value_if_true1, IF( condition2, value_if_true2, value_if_false2 )). Trong đó, condition 1 là điều kiện thứ nhất, nếu thỏa mãn sẽ cho ra giá trị value_if_true 1. Nếu không thỏa mãn sẽ tiếp tục xét tới các điều kiện khác.
Hướng dẫn cách sử dụng hàm If nhiều điều kiện trong Excel
Có nhiều cách sử dụng hàm If phức tạp trong Excel. Sau đây là một số cách dùng hàm If hữu ích và thông dụng nhất hiện nay.
Sử dụng hàm If nhiều điều kiện đơn giản
Đơn giản ở đây chỉ việc hàm If sử dụng thuần túy và không có sự kết hợp với các hàm khác. Với các sử dụng này, chúng ta có thể thực hiện những trường hợp phân loại mà dữ liệu động. Ví dụ như thang điểm cho việc xếp loại, thang điểm tính KPI lương thưởng… Chúng ta có thể hiểu hơn về cách sử dụng này trong ví dụ sau đây.
Ví dụ: Dùng Excel để phân loại học sinh theo những điều kiện như sau:
- Xuất sắc: Trên 249
- Tốt: Từ 200 đến 249
- Trung bình: Từ 150 đến 199
- Yếu: Dưới 150
Như vậy, chúng ta có thể quan sát kết quả xếp loại trên hình này. Cụ thể, Cú pháp hàm xuất hiện lần lượt là =IF(B2>249, “Xuất sắc”, IF (B2>=200, “Tốt”), IF(B2>150, “Trung bình”, “Yếu”))). Diễn dịch một cách đơn giản như sau, nếu điểm của học sinh ở cột B2 lớn hơn 249, có nghĩa là học sinh đó xếp loại xuất sắc. Nếu nhỏ hơn 249 và lớn hơn 200 thì học sinh xếp loại tốt. Nếu học sinh đạt điểm lớn hơn 150 và nhỏ hơn 200 thì xếp loại trung bình. Và khi không thỏa điều kiện nào ở trên thì điểm học sinh sẽ xếp loại yếu.
Sử dụng hàm If kết hợp với phép tính
Trong thực tế cũng có nhiều bài toán mà muốn tính phải áp dụng đúng điều kiện. Điển hình phải kế đến đó là tính giá hàng sỉ, hàng lẻ. Nếu mua với số lượng bao nhiêu đó, số tiền trên mỗi đơn vị hàng hóa sẽ khác với khi mua với số lượng nhiều hơn. Như vậy, điều kiện đặt ra là chúng ta cần xem xét số lượng hàng cho từng trường hợp là bao nhiêu. Tương ứng sẽ là số tiền trên mỗi đầu sản phẩm. Và kết quả là ta sẽ tính được số tiền cho tổng đơn hàng với số lượng đó.
Ví dụ chúng ta có bản chia giá tùy theo số lượng ở cột A và B sau đây. Cột số lượng thực tế là B8 và cột thành tiền là B9. Lúc này, cột B8 sẽ phải đối chiếu theo cột A để biết giá thành trên một sản phẩm. Giá tiền sẽ là B8*(Số tiền đối chiếu được). Và để tìm được số tiền đúng với số lượng trong trường hợp này, chúng ta cần đến hàm If nhiều điều kiện. Các bạn có thể quan sát hình để hiểu chi tiết hơn.
Sử dụng hàm If nhiều điều kiện kết hợp với hàm khác
Hàm If cũng có thể kết hợp với hàm AND, OR hoặc Hàm CONCAT/CONCATENATE để kết hợp nhiều điều kiện với nhau. Đối với hàm AND, điều buộc phải thỏa mãn cùng lúc nhiều điều kiện. Tuy nhiên, với hàm OR, chỉ cần thỏa mãn 1 trong số các điều được cho trước thì hàm sẽ trả về giá trị đúng cho bạn.
Có thể xem xét ví dụ sau đây. Nếu nhân viên nữ thuộc phòng kỹ thuật hoặc phòng IT thì sẽ được thưởng thưởng 800$. Đối với các nhân viên ở các phòng còn lại thief sẽ được thưởng 780$.Như vậy, điều kiện AND để được thưởng 800 đó là phải vừa thuộc phòng kỹ thuật hoặc ÍT vừa là nhân viên nữ. Và trong đó cũng xuất hiện hàm OR. Ở chỗ nhân viên đó thuộc phòng kỹ thuật hoặc IT đều được. Và kết quả trong ví dụ này không trường hợp nào được thưởng 800$ cả.
Ngoài ra, để kết hợp nhiều điều kiện một cách đơn giản hơn, bạn có thể dùng hàm CONCAT/CONCATENATE. Hàm này dùng để kết hợp nhiều hàm If đơn giản lại với nhau để tạo thành một hàm If phức tạp. Hoặc thay vào đó, các bạn cũng có thể sử dụng dấu “&” để nối các điều kiện này lại với nhau. Hình ảnh sau đây sẽ minh họa cho việc sử dụng hàm CONCAT/CONCATENATE để làm các hàm If đơn giản thành nhiều điều kiện. Và cũng có thể viết lại nó dưới dạng kết như sau: =IF(B2=”A”, “Xuất sắc”, “”) & IF(B2=”B”, “Tốt”, “”) & IF(B2=”C”, “Trung bình”, “”) & IF(B2=”D”, “Yếu “, “”)
Lưu ý khi sử dụng hàm If nhiều điều kiện
Hàm If không phải là một hàm quá phức tạp. Tuy nhiên, khi sử dụng hàm If cũng cần chú ý đến một số vấn đề. Đầu tiên là thứ tự các điều kiện rất quan trọng. Thứ tự này sẽ quyết định, hàm If sẽ lựa chọn điều kiện ưu tiên nào. Do đó, các bạn cần hết sức lưu ý khi nhập các điều kiện. Thứ hai đó là nếu như hàm If xuất hiện quá nhiều, các bạn nên tìm cách kết hợp chúng với các hàm điều kiện khác. Như vậy vừa gia tăng tính logic lại vừa thuận tiện. Tuy nhiên, cú pháp sẽ có phần phức tạp và có thể gây ra nhầm lẫn.
>>> Tham khảo thêm về cách sử dụng hàm Sumif tại đây!
Và trên đây là những thông tin chi tiết về sử dụng hàm If nhiều điều kiện. Hy vọng rằng, những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hàm này.
Xem thêm:
