Sử dụng hàm đếm có điều kiện siêu đơn giản trong Excel 

Trong Excel, hàm đếm có điều kiện là một trong những phép toán cơ bản mà mỗi người sử dụng nên biết trong quá trình làm việc với dữ liệu. Hàm đếm trong Excel có hai dạng cơ bản là COUNTIFS và COUNTIF. Chúng dễ bị nhầm lẫn bởi sự khác nhau không đáng kể và có cùng mục đích sử dụng. Bài viết hôm nay không chỉ phân biệt được hai hàm đếm trên mà còn đưa ra cách sử dụng chúng sao cho hiệu quả nhất.

 Hàm đếm có điều kiện COUNTIFS và cách sử dụng 

Hàm đếm có điều kiện trong Excel là hàm được dùng để đếm các ô như tên gọi của nó trên phạm và những điều kiện mà yêu cầu đưa ra. Hiện nay, hàm này xuất hiện tại hầu hết các phiên bản được sử dụng phổ biến của Excel như bản 2007, 2010, 2013 và 2016.

Cú pháp của hàm = COUNTIFS (criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…)

Trong đó:

• criteria_range1: gọi là vùng chứa điều kiện thứ nhất, vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong cú pháp.
• criteria1: là điều kiện thứ nhất nằm trong vùng điều kiện thứ nhất gồm có các số, các ô, một đoạn văn bản hoặc một hay nhiều hàm Excel.
• Criteria_range2: giống với criteria_range1, đây chính là nơi chứa điều kiện thứ hai ( giá trị về độ lớn của các vùng điều kiện 2 luôn phải bằng nhau)
• criteria2: điều kiện thứ hai thuộc vùng điều kiện thứ hai. Trong cú pháp này, bạn có thể sử dụng tối đa 127 cặp điều kiện hoặc phạm vi 
• Tương tự với các criteria_range3, criteria3, criteria_range4, criteria4,….. 

Tuy nhiên, những người dùng Excel không cần ghi nhớ câu lệnh dài như trên bởi hàm đã được lưu. Vì thế những thông số của hàm sẽ hiện ra ngay sau khi bạn nhập tên hàm. 

Khi sử dụng hàm đếm có điều kiện  COUNTIFS trong Excel, các bạn phải lưu ý những điều sau:

• Hàm đếm có điều kiện được dùng để đếm các ô theo một yêu cầu cho trước trong một vùng nhất định. Có thể chỉ có một điều kiện và một phạm vi nhưng cũng có thể đếm với số nhiều các yếu tố trên.
• criteria1 dùng để biểu diễn các phép toán như 10, “<40”, A4, “gord”…
• Các phạm vi được bổ sung sau phải có hàng và cột trùng với phạm vi đầu tiên. Cho phép cả những vùng điều kiện trực tiếp và vùng điều kiện gián tiếp.
• Hàm COUNTIFS sẽ coi một ô trống có giá trị 0 khi điều kiện là một tham chiếu đến ô đó.
• Trong hàm đếm có điều kiện, những ký tự đặc biệt như các dấu, các phép tính vẫn có thể sử dụng bình thường. 

Cách sử dụng hàm đếm COUNTIFS trong Excel với nhiều điều kiện

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm, chúng ta cùng nhau áp dụng hàm vào các ví dụ.

Ta có một bảng dữ liệu về số ngày đi làm, ngày nghỉ của nhân công tại một công ty nào đó:

Yêu cầu được đưa ra:

• Đếm số nhân công nữ có 23 ngày công trong tháng.
• Đếm số nam lao động không nghỉ ngày nào.
• Đếm số người nữ có 23 ngày công và có số ngày nghỉ không quá 1 ngày.

Để có thể giải quyết các phép toán trên, ta tiến hành sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel với từng ý.

Yêu cầu 1: Đếm số nhân công nữ có 23 ngày công trong tháng

Ta xác định các vùng đếm và điều kiện

• criteria1_range1: Cột giới tính C2:C9.
• criteria1: Nữ.
• criteria2_range2: Cột ngày công E2:E9.
• criteria2: 23 ngày công.

Từ đó, ta xây dựng được cú pháp.

= COUNTIFS (C2:C9, “nữ”, E2:E9, 23) và ta có kết quả là 4 như trong ảnh.

Yêu cầu 2: Đếm số nam lao động không nghỉ ngày nào

Tương tự như yêu cầu 1, trước tiên ta phải xác định được điều kiện và các vùng đếm

• criteria1_range1: Cột giới tính C2:C9.
• tiêu chí1: Nam.
• criteria2_range2: Cột ngày nghỉ F2:F9.
• criteria2: 0 ngày nghỉ.

Kết quả thu được là 0 sau khi xác lập công thức.

= COUNTIFS (C2: C9, “nam”, F2: F9, 0)

Yêu cầu 3: Đếm số người nữ có 23 ngày công và có số ngày nghỉ không quá 1 ngày

Khác hơn với hai yêu cầu trên, ở đây có chứa 3 điều kiện.Hàm đếm có điều kiệntrong Excel vẫncóthể giải quyết được bài toán bình thường với:

• criteria1_range1: Cột giới tính C2:C9.
• criteria1: Nữ.
• criteria2_range2: Cột ngày công E2:E9.
• criteria2: 23 ngày.
• criteria3_range3: Cột ngày nghỉ F2:F9.
• criteria3: 0 ngày.

Lắp các số liệu trên vào cú pháp của hàm đếm, ta có:

= COUNTIFS (C2:C9, “nữ”, E2:E9, 23, F2:F9, 0) và có kết quả là 2

Cách sử dụng hàm đếm có điều kiện COUNTIF

Bên cạnh hàm COUNTIFS, hàm COUNTIF cũng là một hàm đếm có điều kiện, là phiên bản thấp hơn của COUNTIFS nhưng vẫn có những bài toán cần sử dụng hàm này.

Dùng hàm đếm có điều kiện COUNTIF đếm ô chứa giá trị trùng

Cú pháp củahàm đếm có điều kiệnCOUNTIF whenđếmnhững ôcógiá trị giống nhau khá đơn giản, như ví dụ được nêu ra trên hình ảnh minh họa. Một lưu ý quan trọng mà bạn nên nhớ: trong điều kiện đọc ô chứa giá trị trùng, criteria không phân biệt chữ hoa hay chữ thường.

Dùng hàm COUNTIF trong phép so sánh

Khi thực hiện phép toán so sánh,hàm đếm có điều kiệntrong Excel cho 3 giá trị là bé hơn, lớn hơn hoặc bằng bao gồm 2điều kiệnđi kèm làđiều kiệntrực tiếp vàđiều kiệntham số.

•  Điều kiện trực tiếp, dạng của nó sẽ là “>= A” . Lúc này, A chính là giá trị cần so sánh.
•  Điều kiện tham chiếu, ta cần viết theo dạng hàm &:“>=” & I8. Trong đó I8 là ô được tham chiếu tới.

Dùng làm COUNTIF lọc giá trị đúng sai

Công dụng của hàm COUNTIF không chỉ là đếm hay so sánh mà còn được dùng như một công cụ lọc thông tin trong Excel.

Khi cần lọc giá trị đúng sai, có 2 cách cho bạn sử dụng:

• = COUNTIF (phạm vi, đúng) hoặc.
• = COUNTIF (phạm vi, sai).

Với range là vùng lọc giá trị đúng sai theo yêu cầu.

Ứng dụng của hàm COUNTIF trong doanh nghiệp

Đếm số ngày làm việc trên bảng chấm công

• Nguyên tắc: đặt ra các ký hiệu đại diện để theo dõi tình trạng làm việc như đi làm đủ ngày, làm nửa ngày hay nghỉ làm…
• Có thể dùng để theo dõi những ngày nghỉ có phép hay không có phép của nhân viên. Trong một thời gian nhất định như tháng, năm..

Dùng để đếm số lần mua hàng của khách hàng

Hàm COUNTIF được các cửa hàng sử dụng để theo dõi lượt mua sản phẩm của khách hàng trong ngày, tháng hay năm. Đây trở thành yêu cầu phải có khi các nhà tuyển dụng tìm kiếm những nhân viên bán hàng.

Không chỉcóvậy,hàm đếm có điều kiệntrong Excel này còn được áp dụng nhiều trong cuộc sống như lọc các thông tin duy nhất, loại bỏ các giá trị giống nhau…

Hàm đếm có điều kiện ngày một được sử dụng phổ biến trong Excel. Hàm này mang đến cho người dùng nhiều tiện ích như đọc thông tin theo yêu cầu, so sánh. Và lọc thông tin đúng sai, đếm các ô có giá trị giống nhau khi có điều kiện nhất định. Vì vậy, bạn nên ghi nhớ hàm đếm có điều kiệnnày bởi các chức năng linh hoạt và đạt được hiệu quả cao.