Khi sử dụng Excel, chắc chắn bạn sẽ ít nhiều sử dụng bảng tính để tạo các lựa chọn. Cách tạo lựa chọn trong Excel là một trong những ứng dụng phổ biến. Nhưng nhiều người dùng Excel chưa biết cách sử dụng. Vậy hãy cùng teky.edu.vn theo dõi các thông tin dưới đây để biết cách sử dụng nhé.
Cách tạo lựa chọn trong Excel là gì?
Cách tạo list lựa chọn trong Excel còn có tên gọi khác là Drop List. Đây là ứng dụng phổ biến trong Excel. Đây có thể xem là danh sách thả xuống, một kiểu định dạng dữ liệu. Sử dụng cách này rất tiện lợi và hỗ trợ trong công việc của mọi người khi dùng Excel.
Cách tạo lựa chọn trong ô Excel thường được dùng để:
- Dùng để tạo các danh mục cần nhập vào các ô trống.
- Dùng để tạo tên,nơi ở, ngành nghề, … phù hợp cho từng địa điểm cần lấy thông tin.
- Có thể sử dụng Drop List giúp thực hiện khai báo, chấm công.
- Có thể sử dụng Drop List giúp quản lý về kho, bãi, …
Cách để dùng Drop List trong Excel bằng Data Validation
Khi sử dụng Drop List bạn cũng có thể dùng công cụ Data Validation. Bên cạnh đó để hiểu hơn về cách dùng thì bạn hãy xem các thông tin dưới đây.
Hướng dẫn cách dùng nhanh chóng
Bạn tiến hành mở file Excel, sau đó chọn thẻ Data. Tiếp đến chọn mục Data Validation. Tiếp chọn mục tab Settings. Tại mục Allow thì chọn List. Sau đó đến mục Sources , bạn hãy nhập tên các thành phần cần tạo list. Cuối cùng bạn nhấn chọn OK để tạo Drop List trong Excel.
Hướng dẫn cách để dùng chi tiết
Bên cạnh cách hướng dẫn nhanh chóng trên, teky.edu.vn sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng. Cùng theo dõi các bước dưới đây để biết cách sử dụng nhé.
Bước đầu tiên: Đầu tiên bạn mở file Excel, sau đó hãy chọn ô muốn tạo Drop List. Tiếp đến bấm chọn thẻ Data và nhấn chọn Data Validation.
Bước thứ 2: Bạn hãy bấm chọn tab Settings. Tại mục Allow bạn hãy chọn List.
Bước thức 3: Bạn hãy đi đến mục Sources. Sau đó hãy nhập tên các phần cần tạo trong mục lựa chọn. Cuối cùng bạn hãy nhấn OK để tạo Drop List.
Một lưu ý cho phần này là phần Soure thì bắt buộc phải đặt trong dấu ngoặc kép và cần được ngăn cách bằng dấu chấm phẩy.
Ví dụ như “ Minh Quân”, “ Lão Hạc”
Bước cuối cùng: Khi bạn nhập các phần lựa chọn thì Drop List sẽ hiển thị như hình dưới đây. Vậy là bạn đã tạo xong cách tạo lựa chọn trong bảng tính Excel.
Mẹo để tạo nhanh Drop List bằng dữ liệu đã có sẵn
Sau đây, teky.edu.vn sẽ hướng dẫn mẹo để tạo nhanh Drop List bằng các dữ liệu đã có sẵn.
Bước đầu tiên: Bạn hãy mở file Excel và nhất chọn ô muốn tạo các lựa chọn. Sau đó hãy chọn thẻ Data và chọn Data Validation.
Bước thứ 2: Hãy nhấn chọn tab Settings. tại mục Allow hãy chọn List.
Bước thứ 3: Bạn hãy đến mục Sources. Sau đó chọn các dữ liệu đã có sẵn đã tạo và nhấn Ok để tạo các lựa chọn.
Một mẹo ở đây là bạn có thể lấy dữ liệu từ một Sheet khác và nhấn chọn vùng dữ liệu đã được tạo trước đó. Tiếp đến bạn nhấn vào mục Sources rồi bấm chọn dữ liệu có sẵn và nhấn OK.
Bước cuối cùng: List sau khi tạo sẽ như hình ảnh bên dưới.
Cách tạo lựa chọn phụ thuộc vào một list khác
Khi bạn sử dụng cách này thì sẽ lấy được danh sách có liên quan đến từ một list khác. Sau đây là một ví dụ đơn giản.
Bước đầu tiên: Bạn hãy nhập các dữ liệu về tỉnh cùng các thành phố.
Bước 2: Bạn sẽ đặt tên cho các dữ liệu đó: Hãy tô dãy ô thành phố rồi nhấn chuột phải. Tiếp đến chọn Define Name. Hộp thoại sẽ hiện lên tên của các tỉnh tương ứng.
Một lưu ý nhỏ ở phần này là các tỉnh được đặt phải giống với tên của Tỉnh đã nhập và không có khoảng trắng.
Ví dụ
Bạn sẽ tô chọn từ B1 đến B7: Đặt tên QuảngNinh.
Bạn sẽ tô chọn từ C1 đến C5: Đặt tên HảiPhòng.
Bạn sẽ tô chọn từ D1 đến D7: Đặt tên TháiBình.
Ở hộp thoại sẽ hiện lên nhập tên của các tỉnh tương ứng
Bước thứ 3: Bạn chọn các ô cần để đặt danh sách thẻ xuống rồi nhấn chọn Data và tiếp đến chọn Data Validation.
Bước thứ 4: Tại hộp thoại bạn chọn thẻ Setting và tìm đến mục Allow rồi chọn List
Bước thứ 5: Tại phần Source bạn hãy nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(B12;” “;””)) và nhấn OK.
Bước thứ 6: Đây sẽ là danh sách thả xuống và có phụ thuộc 1 danh sách khác đã được tạo.
Giải thích kết quả trong hình: Danh sách thả xuống ở bên ô Thành Phố sẽ phụ thuộc với tỉnh đã nhập ở bên ô Tỉnh, có nghĩa là Nhập Hà Tĩnh thì bạn sẽ lấy được các thành phố ở Hà Tĩnh.
Danh sách thả xuống có phụ thuộc 1 danh sách khác đã được tạo trước đó,
Bước thứ 7: Bạn hãy nhấn và ô vuông nhỏ ở góc dưới của ô vừa nhập. Sau đó hãy kéo xuống để áp dụng cho các ô phía dưới.
Cách để loại bỏ bỏ tạo lựa chọn trong Excel
Bước đầu tiên: bạn hãy nhấn chọn ô đã có định dạng lựa chọn sau đó chọn thẻ Home.
Bước thứ 2: Sau đó bạn đi đến Editing và chọn Clear rồi chọn Clear All để bỏ Drop List trong Excel.
Vừa rồi là hướng dẫn cách tạo lựa chọn trong Excel đơn giản nhất. Với những chia sẻ trên, teky.edu.vn hy vọng đã giúp các bạn có thể hiểu hơn về cách sử dụng của ứng dụng này. Và để biết thêm các cách sử dụng trong Excel. Mọi người có thể tham khảo các bài viết khác tại website. Hoặc có bất kỳ thắc mắc nào, mọi người có thể để lại bình luận để được giải đáp.
