Excel cơ bản văn phòng là gì – 5 thủ thuật bạn cần biết

Khánh Kim20/11/2023

0 744 6 phút đọc

5/5 - (7 bình chọn)

Tìm hiểu những thông tin về Excel cơ bản đến nâng cao là điều được nhiều người quan tâm. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết Excel cơ bản là gì, và cấu trúc của Excel cơ bản văn phòng là gì. Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm thông tin chi tiết, cùng đọc ngay bài viết của chúng tôi để hiểu thêm những thông tin quan trọng này nhé. Tin rằng những chia sẻ mà chúng tôi mang đến sẽ làm cho bạn cảm thấy hài lòng và muốn đọc thêm. Bắt đầu ngay thôi!

Nội dung

Excel cơ bản là gì?

Không phải ai cũng biết Excel cơ bản văn phòng là gì. Đây là một ứng dụng bảng tính thuộc vào bộ Microsoft Office, với công dụng chính là giúp đỡ người dùng tính toán nhanh hơn và tạo ra chính xác một lượng dữ liệu lớn. Phần mềm Excel là một tập hợp bao gồm những hàng và cột khác nhau, được kết hợp để tạo ra một bảng tính có kích cỡ lớn.

Bạn có thể nhận thấy rằng, những hàng này thường được ký hiệu bằng các chữ cái như A, B, C, AA, AB… và các cột thì sẽ được minh họa bằng các số từ 1, 2, 3 cho đến số thứ n. Mỗi một cột và hàng sẽ gộp trở lại với nhau, tạo nên một ô tính. Địa chỉ của ô tính này sẽ được xác định bởi những chữ cái đại diện cho các cột và các số sẽ đại diện cho các hàng.

>>> Xem thêm : Hàm Vlookup trong Excel là gì? 4 thành phần hàm chính

Excel cơ bản văn phòng được ứng dụng vào trong những ngành nghề như thế nào?

Đối với Excel cơ bản cho văn phòng, rất nhiều ngành nghề khác nhau có thể được áp dụng. Với ứng dụng quan trọng này, một số ngành nghề dưới đây có thể được coi là đối tượng sử dụng nhiều Excel nhất, đó là:

Kỹ sư: Việc tính toán các dữ liệu kỹ thuật vô cùng quan trọng và cần thiết cho các kỹ sư bởi nó liên quan mật thiết đến công việc thi công, thiết kế của các dự án, các công trình.
Ngành giáo viên: Liên quan đến việc lập danh sách cho học sinh để dự thi các kỳ thi, ngoài ra tính điểm bài kiểm tra cho học sinh, gửi điểm về cho phụ huynh hiệu quả. Với việc lập bảng trên Excel cơ bản pdf, phụ huynh có thể biết được lực học con mình đang ở đâu, và từ đó đưa ra phương pháp để cải thiện hiệu quả.
Nhân sự: Được sử dụng để lập ra danh sách nhân sự, tính được tiền thưởng, tiền lương cho các nhân viên ở trong công ty
Hành chính: Sử dụng để theo dõi tình hình chấm công cho các nhân viên ở công ty, quản lý các loại tài sản và danh sách văn phòng phẩm
Ngành kế toán: Sử dụng để làm báo cáo tài chính, làm danh sách báo cáo hằng ngày, làm tính toán…

Cấu trúc của một bảng tính trong Excel bao gồm những gì?

Dễ dàng thấy rằng một bảng tính Excel cơ bản văn phòng sẽ không phải chỉ bao gồm một bảng giấy trắng. Bên trong bảng còn có nhiều thành phần khác nhau, bạn cần phải đọc để hiểu thêm về chúng. Đó là:

Vùng: Vùng là tập hợp của những ô lân cận nhau, bởi thế nó được xác định bở tọa độ của ô đầu và tọa độ của ô cuối. Một vùng có thể coi là một ô, một nhóm các ô khác nhau hoặc là toàn bộ các bảng tính. Đối với bảng Excel cơ bản, bạn có thể làm việc trên nhiều vùng khác nhau cùng một lúc.

Ô: Ô được coi là điểm giao nhau ở giữa các cột và các dòng. Tọa độ của một ô sẽ được coi là ký hiệu của số thứ tự giữa các dòng và cấc chữ cái ở trên cột.

Dòng: Đây là những tập hợp của ô theo chiều ngang. Chiều cao mặt định của một dòng là 12.75 chấm điểm, và có thể thay đổi được trị số này từ số 0 đến số 409. Một bảng tính của Excel sẽ có ít nhất là 16384 dòng, mỗi dòng sẽ được đại diện bởi một chữ số bắt đầu từ số 1.

Cột: Tương tự với dòng nhưng khác ở chỗ cột là tập hợp của những ô theo chiều dọc. Độ rộng của một cột sẽ được xác định bởi 9 ký tự khác nhau, thay đổi trị số từ 0 đến 255 ký tự. Bên trong một bảng tính Excel cơ bản sẽ có ít nhất là 256 cột và được đại diện bởi những chữ khác nhau như A, B, C…

>> Xem thêm: Bật mí cách khóa cột trong Excel chỉ trong một nốt nhạc

5 thủ thuật về Excel cơ bản văn phòng mà bạn cần biết

Với những chia sẻ trên, chắc chắn nhiều bạn đọc nóng lòng muốn biết 5 thủ thuật trên Excel cơ bản được nhiều người muốn tìm hiểu và áp dụng nhất hiện nay. Trên thực tế, những thủ thuật mà chúng tôi mang lại không quá khó để áp dụng, tuy nhiên không nhiều người biết và tìm hiểu được chúng.

Mở được nhiều bảng tính một lúc

Bạn có thể nhấn giữ nút Ctrl, chọn thêm những file Excel mà mình muốn mở và nhấn Enter là xong.

Tự động nhập dữ liệu

Hãy nhập dữ liệu hoặc công thức một lần vào trong ô Excel, sau đó bạn sử dụng chuột, nhấn giữ vào ô vuông nhỏ ở góc phải, và kéo xuống.

Hiển thị công thức trong Excel cơ bản văn phòng rất nhanh chóng

Hãy nhấn vào tổ hợp phím Ctrl ~ để có thể xem được những công thức áp dụng trong trang tính cực nhanh. Đây là cách được nhiều người dùng khi cần kiểm tra dữ liệu, nhưng lại không muốn mất thời gian mò mẫm từ đầu.

Tính tổng không cần Sum

Nếu bạn không muốn sử dụng hàm Sum ở trong Excel cơ bản văn phòng, có một cách khác vô cùng hay mà bạn không nên bỏ qua. Bạn cần phải quét toàn bộ các cột mà bạn cần phải tính tổng, sau đó bạn nhấn tổ hợp phím tắt Alt = để có thể tính nhanh chóng.

Đổi dòng thành cột, đổi cột thành dòng

Nhiều người do không đổi được dòng thành cột và ngược lại theo cách nhanh chóng, họ lựa chọn cách làm thủ công. Cách để thay đổi không hề khó khăn. Bạn cần bôi đen toàn bộ phần bảng dữ liệu cần thay đổi, sau đó click chuột phải để copy và bạn chọn một ô bất kỳ. Lúc này, bạn sẽ nhấn chuột phải và chọn Paste Special rồi tích vào một ô để chọn transpose.

Trên đây là toàn bộ thông tin Teky mang đến cho bạn về Excel cơ bản văn phòng. Bạn hãy đọc để tự mình thử trải nghiệm nhé.

Mời bạn đọc tham khảo thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hàm làm tròn trong Excel chi tiết

Tìm Hiểu Teky Học Viện Công Nghệ Trẻ Hàng Đầu Việt Nam

TEKY là Học viện sáng tạo công nghệ với chương trình giảng dạy STEAM (Science – Technology – Engineering – Art – Mathematics) theo chuẩn Mỹ đầu tiên tại Việt Nam dành cho trẻ em từ 4 đến 18 tuổi.

Được thành lập vào tháng 6 năm 2016, TEKY quyết tâm thực hiện sứ mệnh mang đến cho thế hệ trẻ Việt Nam kiến thức toàn diện về STEAM, đặc biệt là các tư duy công nghệ, khoa học máy tính và kỹ năng thế kỷ 21 – 4Cs (Critical Thinking: Tư duy phản biện – Communication: Giao tiếp – Creativity: Sáng tạo – Collaboration: Làm việc nhóm).

Đây là chương trình không chỉ trang bị kiến thức lập trình mà còn rèn luyện nhóm kỹ năng 4Cs. Trẻ sẽ được:

Học tư duy phản biện thông qua việc phân tích các vấn đề.
Học tính sáng tạo tư duy Logic thông qua việc lắp đặt và lập trình robot th ông qua các mô hình Lego Mindstorm, app trò chơi. Giúp con học giỏi môn Toán trên lớp
Kỹ năng hợp tác thông qua các trò chơi team-building, các dự án nhóm trên lớp.
Phát huy khả năng giao tiếp hiệu quả bằng nhiều bài tập và hoạt động hấp dẫn.

Các bộ môn giảng dạy tại Teky gồm: Lập trình và phát triển ứng dụng, lập trình game, lập trình web với python Lập trình Scratch Robotics Engineering, Công nghệ 3D và MultiMedia. Chúng tôi tin rằng trẻ em Việt Nam có cơ hội phát triển mạnh mẽ trong một nền kinh tế số và cần được trang bị sẵn sàng để trở thành những doanh nhân công nghệ trong tương lai.