Sử dụng tính năng Mail Merge của Microsoft Word, người dùng có thể giảm tối đa thời gian khi phải xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thư cảm ơn, thông báo, bảng điểm, hợp đồng… Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết cách sử dụng Mail Merge để trộn thư trong Word; đặc biệt là các bạn học sinh, sinh viên. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word nhanh nhất, dễ hiểu nhất.
Trộn thư trong Word là gì?
Mail Merge hay còn gọi là trộn thư là một trong nhiều tính năng hữu ích của Microsoft Word; giúp tự động điền các thông tin của từng người nhận vào từng lá thư.
https://www.youtube.com/watch?v=9MBogTPDZbM
Sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word giúp bạn có thể soạn nhiều thư cùng một lúc, tiết kiệm thời gian hơn; thay vì phải ngồi gõ tên từng người một. Tính năng trộn thư trong Word có ở trên tất các phiên bản Word từ 2007 đến 2019.
Các bước thực hiện trộn thư trong Word (Mail Merge)
Bước 1: Chuẩn bị danh sách dữ liệu cần dùng
Trước khi bắt đầu thực hiện trộn thư trong Word; các bạn cần chuẩn bị một danh sách dữ liệu cần dùng để trộn thư. Có một lưu ý là hãy sử dụng một file Word chứa nội dung mẫu và tạo một file Word khác hoặc một file Excel chứa thông tin cần dùng.
Đặc biệt, lúc tạo file danh sách cần chú ý không được để trống một dòng nào phía trên hay phía dưới table. Nếu không các bạn sẽ tạo ra các biểu mẫu lỗi, bị mất thông tin.
Bước 2: Mở tính năng trộn thư Mail Merge
Các bạn mở file Word mẫu đã được tạo sẵn để chèn thông tin. Sau đó tại văn bản Word cần trộn thư; click vào tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard; để mở các bước thực hiện.
Bước 3: Bắt đầu trộn thư
Khi xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, tại Step 1 các bạn sẽ thấy các tùy chọn như:
- Letters: thư mời.
- E-mail messages: Email.
- Envelopes: Phong thư.
- Labels: Thư theo nhãn.
- Directory: Thư theo danh mục.
Các bạn nhấn chọn loại văn bản bạn muốn trộn. Trong bài viết này chúng tôi sẽ lấy ví dụ thực hành làm mẫu thư mời; nên tại bước này sẽ chọn Letter. Sau đó, trong Select document type, rồi chọn Next: Starting document.
Tại Step 2 sẽ hiện ra các tùy chọn như sau:
- “Use the current document” là sử dụng mẫu thư đang mở.
- “Start from a template” là sử dụng mẫu thư trong Word.
- “Start from existing document” là sử dụng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo lưu trong Word.
Các bạn chọn mục Use the current document, rồi nhấn Next: Select recipients.
Tại Step 3, nếu các bạn chưa có danh sách sẵn thì có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới; sau đó chọn Next: Write your letter.
Các cách khác
Còn nếu các bạn đã có sẵn danh sách thì chọn Use an existing list; rồi click vào Browse để mở file Excel chứa danh sách cần dùng. Sau khi chọn đúng file Excel cần sử dụng thì các bạn click Open.
Lúc này hộp thoại Select Table hiện ra; các bạn chọn vào Sheet có chứa dữ liệu cần dùng rồi nhấn OK.
Trong giao diện Mail Merge Recipients sẽ mặc định là chọn tất cả. Vì vậy, các bạn hãy thực hiện các thao tác điều chỉnh; sắp xếp và lọc ra những dữ liệu mà bạn muốn lấy bằng cách tích chọn hoặc bỏ tích vào những thông tin trong giao diện, rồi nhấn OK để tiếp tục.
Tiếp theo bạn chọn Next: Write your letter để chuyển sang bước kế tiếp.
Tại bước này sẽ có các mục để các bạn lựa chọn viết thêm hay chỉnh sửa những thông tin trong thư trộn. Nếu bạn không cần chỉnh sửa thì có thể bỏ qua bước này và nhấn Next để tiếp tục.
Để điền dữ liệu vào mẫu giấy tờ; các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn thông tin, sau đó nhấn vào More items.
Khi hộp thoại Insert Merge Field hiện ra; các bạn chọn trường thông tin đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột, rồi nhấn Insert để chèn.
Các bạn thực hiện chèn lần lượt đến khi hết các trường thông tin vào mẫu Word có sẵn. Sau khi chèn xong hết các vị trí các bạn click Close để đóng lại.
Với word 2007, 2010 và 2013
Với các bạn sử dụng Word 2007, 2010 và 2013; sau bước này các bạn nhấn chọn Next: Preview your letters, rồi tiếp tục chọn Next: Complete the merge để hoàn tất quá trình trộn thư. Các bạn có thể xem lại tất cả các thư đã trộn; khi chọn mục Edit individual letters. Để xem tất cả các phiếu vừa trộn các bạn chọn mục All rồi nhấn OK.
Còn đối với các bạn sử dụng Word 2016, 2019 thì sau khi chèn xong; các bạn có thể chọn Preview Results để xem trước kết quả. Tại đây các bạn có thể biết được các thông tin vừa chèn đã được đặt đúng vị trí trong thư chưa; click vào mũi tên để xem các phiếu khác.
Sau đó click chuột vào Finish & Merge và chọn 1 trong 3 mục sau:
- “Edit Individual Documents” để chỉnh sửa tài liệu cá nhân.
- “Print Documents” để in tài liệu.
- “Send Email Masages” để gửi qua email.
Các bạn muốn chỉnh sửa tài liệu thì chọn Edit Individual Documents. Sau đó trên màn hình sẽ hiển thị hộp thoại Merge to New Document; các bạn chọn mục All rồi nhấn OK.
Kết thúc quá trình trộn thư, các bạn có thể lưu file bằng cách chọn File -> Save; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S, rồi đặt tên file và chọn thư mục chứa file.
Lời kết
Trên đây là bài viết hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 và 2019. Giữa các phiên bản Word có một số chi tiết khác biệt nhỏ; tuy nhiên các thao tác trộn thư trong Word về cơ bản vẫn tương tự.
Các bạn hãy đọc bài viết và thực hành theo các bước để trộn thư, trộn văn bản trong Word. Hy vọng bài viết này sẽ chia sẻ đến các bạn cách trộn thư trong Word nhanh nhất, dễ hiểu nhất. Giúp các bạn thuận tiện hơn trong công việc soạn thảo; rút ngắn thời gian làm việc và không còn gặp khó khăn trong việc tạo các thư mời để gửi. Chúc các bạn thực hiện thành công!
Xem thêm bài viết:
